Si le rôle de l’entrepreneur est souvent décrit comme étant celui qui devra créer et améliorer les produits et services, recruter les meilleurs talents, et trouver les sources de financement pour le développement de l’activité, il a un rôle encore plus important que tout cela : celui de développer un système d’exploitation pour l’entreprise.
Le leadership d’un entrepreneur consiste à trouver une méthode systémique et systématisable à chaque composante de l’entreprise, et l’ériger comme cause commune à l’ensemble des collaborateurs.
Construire le système est non seulement la clef de la rentabilité et de la croissance de l’entreprise, mais il permet aussi de mieux : identifier les rôles ; déléguer plus efficacement et valoriser l’entreprise lors de la recherche de financements.
Une fois que l’entrepreneur a compris ce rôle fondamental, il devra s’atteler à cette construction. Voici les 7 étapes essentielles de l’élaboration d’un système d’entreprise.
1. Identifiez et décrivez ce qui est systématisable
Premièrement, il faut identifier et délimiter les composants de ce système, et faire le tri entre ce qui est systèmatisable et ce qui ne l’est pas. Il faut disséquer votre entreprise et regarder toutes les petites pièces qui la composent.
Ensuite, pour chaque élément de votre système, il faudra identifier les règles, les procédures et les processus qui le définissent. Décrivez le processus de bout en bout et précisez son objectif. Vous devez mettre au clair à quoi sert votre système et qu’elles sont les étapes qui le composent.
Au minimum, il y a quatre sous-systèmes fondamentaux et essentiels à aborder : le marketing, les ventes, la livraison des produits et/ou services et le service après-vente, appelé aussi support.
2. Identifier les informations nécessaires à votre système
Faites l’inventaire de vos données, celles qui servent d’input, mais aussi celles qui servent à établir les règles. Par exemple, la liste de clients, le référentiel de produits, mais aussi les règles des taux de remises. Rassemblez-les et mettez-les en forme pour pouvoir vous en servir à tout moment. Et posez-vous la question : « ai-je confiance en leur fiabilité ? » si la réponse est non, voilà une urgence à régler immédiatement.
3. Listez et débarrassez-vous des exceptions
Parfois des exceptions viendront compliquer le fonctionnement de votre système. Les exceptions que nous aimons appeler « flexibilité » sont le pire ennemi d’un système, car ils le rendent illégitime. Éliminez-les. Le système ne devrait pas inclure des exceptions, celles-ci sont intégrées aux règles ou elles ne devraient pas exister.
4. Simplifiez le processus au maximum
Le processus d’optimisation de votre système consiste à le simplifier au maximum. Faire simple c’est déjà compliqué. Si votre système ne peut pas être compris par une nouvelle recrue, c’est probablement qu’il doit être retravaillé. La systématisation d’une entreprise devrait nécessiter le minimum d‘effort pédagogique pour former ceux qui vont l’opérer.
5. Établissez ce qui est mesurable
Votre système est supposé être une machine génératrice de prospérité. Mais une machine peut ne pas fonctionner par moment, et pour cela, le plus facile est d’avoir des jauges qui mesurent l’efficience de chaque élément qui la compose.
Établissez des indicateurs de mesure, des indicateurs de performance et des indicateurs d’objectif à chaque point de transformation du système. Imaginez votre système comme une tuyauterie : vous avez envie de mesurer l’entrée et la sortie de chaque segment pour identifier s’il y a des déperditions sur un segment donné.
6. Assurez-vous qu’il peut fonctionner sans l’entrepreneur
C’est la seule raison d’être de votre système. Si vous avez besoin d’être là pour faire fonctionner votre entreprise, alors vous avez perdu votre temps à créer un système inutile.
Il est important une fois le système conçu et matérialisé de le faire tester par des personnes autres que l’entrepreneur pour s’assurer de sa non-dépendance envers celui-ci. L’entreprise pourra faire appel à de l’aide externe parfois pour avoir une vue différente et indépendante. Mais attention, un consultant externe ne devra en aucun cas élaborer ce système, mais seulement fournir de l’assistance et suffisamment de recul pour analyser et proposer des alternatives en cas d’inefficience d’un élément du système.
7. Vendez-le à vos collaborateurs
Faites preuve de pédagogie ; il ne suffit pas simplement que vos collaborateurs se plient au système, mais qu’ils l’adorent. Racontez-leur une histoire, mettez votre système en valeur… vendez-le !
Commencez par partager le pourquoi de ce système, donner une vision d’ensemble et mobiliser les troupes pour cette cause. Faites un évènement de lancement qui rassemble et fédère vos collaborateurs autour de l’importance de ce jalon dans la vie de votre entreprise.
De manière pratique, assurez-vous que tous les collaborateurs ont un accès facile à l’information et la documentation qui l’accompagne. L’affichage des procédures sur un intranet ou la distribution de copies papier du matériel encouragera les gens à se référer et à suivre les directives. Au fur et à mesure que des mises à jour sont apportées à cette documentation, des alertes devront être envoyées aux collaborateurs concernés pour que tout le monde soit à jour.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de créer un système sur mesure pour votre entreprise, qui pourra enfin fonctionner en mode automatique, générer du profit et rendre vos collaborateurs heureux.
