Si la nécessité de construire un système d’entreprise n’est plus à prouver, il est parfois difficile d’obtenir un système bien huilé et qui fonctionne sans accrocs.
La forme d’un système peut varier du tout au tout en fonction de votre activité, de vos ressources et de vos besoins. Mais pour ce qui est du fond, de l’âme de votre système, il y a quelques règles et démarches que vous devez suivre à chaque phase de cette construction.
Voici 5 règles à prendre en compte lors de la réflexion sur la construction du système.
1. Fixez les objectifs
Quelle est votre priorité absolue concernant l’élément de système que vous allez construire ? Comment celui-ci s’imbrique-t-il avec la vue d’ensemble et l’objectif stratégique que vous avez fixé pour votre entreprise ? Chacune de vos décisions doit être prise dans le but de réaliser votre objectif principal et uniquement dans le but de réaliser celui-ci.
2. Concentrez-vous sur l’essentiel
Il est très facile de s’embrouiller l’esprit lorsque l’on construit son système, surtout quand on est perfectionniste. Si vous vous perdez en route et que votre système se transforme peu à peu en casse-tête quantique, c’est qu’il est grand temps de retourner aux bases de son élaboration. Reprenez le tout à zéro et souvenez-vous quelles sont vos priorités.
3. Faites simple
Le chemin le plus court restera toujours la ligne droite. Rien ne sert de faire compliqué pour faire compliqué.
Dans la plupart des cas, des règles simples, des procédures simples et un processus simple sont synonymes d’efficacité. Il sera plus facile de l’implémenter et de l’exploiter, sans être dépendant d’une personne en particulier et sans que vos collaborateurs aient le besoin d’avoir une capacité extraordinaire pour bien appréhender sa complexité.
Pour cela, la question fondamentale qu’il faut se poser de manière répétitive : est-ce nécessaire pour atteindre l’objectif ? Par exemple, les multiples validations d’offre de prix sont-elles nécessaires si le référentiel produit et les grilles tarifaires sont connus et fixés si l’objectif est de réduire le délai de remise d’offres aux clients.
4. Rendez-le humain
Comme le précisait le point précédent, votre système n’a pas besoin d’être compliqué. Mais il y a mieux encore : il n’a pas besoin d’être rébarbatif.
Des êtres humains et non des robots vont certainement l’opérer ou être en contact avec. Rien ne vous empêche d’ajouter de la personnalité à votre système, c’est même conseillé. Transmettre vos valeurs, de la bonne humeur aux clients ou une récompense symbolique comme de la reconnaissance des collaborateurs sont des pistes à développer dans chaque brique de votre système. Il doit d’être plaisant à exécuter pour que toute votre entreprise rayonne de succès et de bonheur.
5. Mettez le client au centre
Créer un système centré sur le nombril de l’entreprise est une besogne vouée à l’échec. Un bon système sait se mettre au service de vos clients. N’oubliez pas que sans vos clients votre entreprise n’existerait probablement pas. Sans clients, votre entreprise n’a aucun sens et votre système non plus. Mettre le client au centre de la construction de votre système permet à l’ensemble de se concentrer sur le résultat final.
