Si votre entreprise dispose d’un service commercial (vous savez, les personnes qui vous font gagner de l’argent), vous savez qu’il s’efforce constamment d’accroître le pipeline de ventes en concluant de nouvelles affaires. Ils s’occupent d’un grand nombre de tâches administratives où chaque minute compte.
L’administration des ventes est censée fournir un soutien administratif à vos équipes commerciales afin qu’elles puissent se concentrer sur les ventes.
L’objectif de l’administration des ventes est d’accélérer le processus et de réduire la marge d’erreur.
Mais lorsque le processus n’est pas optimisé et automatisé, il devient une véritable menace pour votre service commercial en particulier et la santé financière de votre entreprise en général.
Erreurs de saisie des données de vente, retards dans le traitement des commandes des clients, documents perdus, rapports incomplets… ce ne sont là que quelques exemples de ce qui peut arriver avec un système non optimisé et non automatisé.
Un bon processus d’administration des ventes doit donc être adapté aux besoins de votre entreprise tout en gardant à l’esprit l’amélioration de son efficacité au fil du temps.
Avant de procéder à l’automatisation et la mise en place d’outils, vous devez réussir les préalables de ce projet.
Voici 5 étapes pour vous aider à vous préparer à un projet de transformation digital de vos processus d’administration des ventes :
Étape 1 : Modéliser le processus d'administration des ventes
Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devez modéliser le processus. Il s’agit d’une phase cruciale dont dépend la réussite du projet.
L’objectif de cette étape est d’identifier toutes les tâches et les étapes de votre processus. Le processus peut être représenté par un logigramme ou un diagramme montrant les différentes étapes de votre processus d’administration des ventes, ainsi que toutes les tâches associées à chaque étape.
Cet exercice devrait vous permettre d’identifier les goulots d’étranglement de votre processus d’administration des ventes et de choisir les bons flux à automatiser.
Cela permettra également à votre équipe d’avoir une compréhension commune du fonctionnement d’un processus, notamment des informations nécessaires, des personnes qui en ont besoin et du moment où elles en ont besoin. Cela les aidera à s’adapter à l’évolution de l’organisation (et toutes les organisations évoluent).
Étape 2 : Tester le processus
Une fois le modèle achevé, l’équipe peut le tester de bout en bout pour voir combien de temps il prend, afin d’identifier les goulets d’étranglement ou les étapes qui pourraient être simplifiées ou éliminées.
Tester l’ensemble du processus d’administration des ventes : l’équipe devra tester le processus dans son intégralité pour voir combien de temps le flux de travail prend, pour déterminer les goulets d’étranglement et pour les étapes qui pourraient être simplifiées ou éliminées. Passez en revue votre modèle de temps de cycle pour voir combien de temps il faut du début à la fin.
Simuler différents scénarios et conditions commerciales : l’équipe de modélisation peut tester plusieurs scénarios en simulant différentes conditions commerciales, telles que des variations saisonnières, le lancement de nouveaux produits, une augmentation des volumes, etc.
Tester les inefficacités et les redondances : la modélisation vous permet de repérer et de supprimer les étapes inutiles du flux de processus. Par exemple, si vos commerciaux doivent rechercher des informations sur les clients plus d’une fois au cours d’un même appel, il est probablement temps de rationaliser cette étape en cherchant des moyens d’intégrer les systèmes ou de réduire les silos de données.
Étape 3 : Identifier les points d'amélioration du processus
Une fois qu’ils ont réalisé les tests de toutes les étapes du processus, ils peuvent évaluer les améliorations à apporter. Les membres de l’équipe analysent les données de leur modèle et suggèrent des moyens d’améliorer les performances en réduisant les temps de cycle, en éliminant les étapes inutiles ou en améliorant la qualité. L’objectif est de trouver des moyens d’accroître la satisfaction des clients et de réduire les coûts en même temps.
Après avoir identifié les domaines à améliorer, les collaborateurs recueillent des données sur chacun d’entre eux. Par exemple, si une tâche spécifique prend trop de temps, les membres de l’équipe doivent recueillir des données sur le temps qu’elle prend et sur ce qui la ralentit. Ils recueillent également des informations sur le coût de l’exécution de cette tâche.
Une fois ces informations recueillies, les membres de l’équipe classent les domaines à améliorer en fonction de l’impact de chacun sur la satisfaction du client et la réduction des coûts. Ils réduisent ensuite leur liste et choisissent un ou deux domaines sur lesquels ils vont se concentrer dans un premier temps.
Étape 4 : Déterminer les sources d'erreurs de vos données
L’administration des ventes est souvent le goulot d’étranglement de l’entreprise. Il faut beaucoup de temps pour créer des devis, des commandes, des livraisons, des factures et les sources d’erreurs sont nombreuses.
Un bon moyen de déterminer la source des erreurs est de procéder à un inventaire de toutes les sources de données. Cette opération est également connue sous le nom d’audit des données ou de cartographie des données. Le mappage se compose de deux parties :
L’inventaire de toutes les sources de données. Tout d’abord, vous identifiez tous les endroits où sont stockées les données d’administration des ventes, comme les feuilles Excel et les PDF. Vous associez ensuite ces sources à leur utilisation au sein de l’organisation. Par exemple, vous pouvez enregistrer la fréquence d’utilisation de ces données, par qui, et dans quel but. Grâce à ces informations, vous pouvez identifier les données les plus critiques d’un point de vue commercial et celles qui peuvent être incorrectes à ce moment-là en raison de données inexactes ou incomplètes dans le système source.
Le contrôle de toutes les sources de données. Après l’inventaire, vous examinez de plus près l’enregistrement et le flux réels de votre administration des ventes. Par exemple, à quels endroits y a-t-il des risques d’erreur humaine ? Et les différents systèmes communiquent-ils bien entre eux ? L’analyse révélera probablement qu’il est possible d’obtenir un meilleur flux et une meilleure automatisation avec des outils d’automatisation performants.
Étape 5 : Évaluer les carences en formation des équipes
Un projet d’automatisation de l’administration des ventes est un changement majeur pour l’ensemble de l’organisation. Il ne s’agit pas seulement d’installer un nouveau processus, mais aussi de changer les habitudes de travail et d’acquérir de nouvelles compétences.
La clé du succès réside dans la formation appropriée de vos équipes, tant au niveau de l’utilisation de l’outil principal à mettre en place que des changements qu’il apporte dans leur quotidien. En outre, il est nécessaire de sensibiliser chacun aux avantages qu’il trouvera dans ce changement.
Afin d’élaborer un plan de formation complet et efficace, il est nécessaire d’évaluer les lacunes des équipes et des employés en matière de formation. Cela se fait généralement par une analyse des tâches effectuées par les collaborateurs et de leur niveau d’expertise par rapport aux tâches requises. Cette analyse vous permettra également d’identifier les compétences qui font défaut dans votre entreprise.
Pour conclure, l’administration des ventes peut être un outil précieux pour atteindre les objectifs commerciaux d’aujourd’hui. À long terme, elle peut réduire vos coûts tout en améliorant la productivité des ventes et en analysant les performances commerciales. Mais un système mal conçu peut aussi être désastreux pour la croissance et la pérennité de votre entreprise. Si vous voulez en tirer le meilleur parti, l’automatisation est la clé. L’une des premières étapes consiste à modéliser le processus, plutôt que de rédiger une description ou de dresser une liste des tâches manuellement. Vous obtiendrez ainsi une compréhension concrète et opérationnelle du flux de travail que vous n’auriez peut-être pas eue autrement.
Toutefois, l’automatisation ne signifie pas qu’il faut mettre en œuvre aveuglément ce qui vient après sans faire de tests au préalable. Vous devez toujours vous assurer que vos processus fonctionnent correctement avant de les mettre en œuvre plus avant. Et s’il y a certains domaines où les choses ne fonctionnent pas correctement, vous devez y travailler. La dernière étape consiste à s’assurer que toutes vos erreurs sont dues à une erreur de l’utilisateur, et non à des problèmes dans les données elles-mêmes ou dans une autre partie du système. Ce n’est qu’une fois que ces trois éléments sont réunis que vous pouvez être sûr que l’automatisation de l’administration des ventes pourra fonctionner efficacement pour l’ensemble de votre organisation et qu’elle soutient vos équipes de vente au lieu de les gêner.
