Ce n’est pas la faute d’une seule personne si votre processus ne fonctionne pas correctement. Au contraire, vous avez plusieurs personnes à guider sur le même chemin. Ils ont eux aussi des problèmes. Pour pouvoir utiliser efficacement les outils d’amélioration des processus et créer un processus qui fonctionne bien, tout le monde doit connaître l’objectif du système.
Plus qu’une simple question de langage, l’adoption des processus par les employés est un véritable défi pour toute organisation qui souhaite avancer et se développer.
S’il est évident que le processus est un système qui permet aux entreprises d’être plus productives et efficaces, de nombreuses entreprises les adoptent encore avec beaucoup de difficultés, voire les refusent complètement, car elles craignent leur poids sur leur culture organisationnelle et la créativité de leurs employés.
Pour changer les processus, nous devons savoir qui est responsable de leur adoption, qui seront les premiers à les utiliser et quels sont les obstacles qui pourraient entraver leur adoption. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments auxquels vous devez penser lors de l’élaboration de votre plan d’adoption :
Identifier les déficiences en compréhension des concepts dans votre processus.
Il est important que vous identifiiez et corrigiez les déficiences de compréhension conceptuelle de votre processus. Si vous ne le faites pas, vous vous retrouverez avec un processus inutilement complexe et difficile à maintenir. Afin d’identifier ces erreurs, assurez-vous que les personnes qui utilisent le processus comprennent les nouvelles exigences. Il est beaucoup plus facile de corriger les erreurs au début d’un projet que plus tard en les incluant dans votre formation de démarrage.
Si vos employés ne sont pas conscients de l’existence d’un processus ou de ses avantages, ils risquent de l’ignorer. Toutefois, cette méconnaissance peut aussi être due au fait que vos employés n’ont pas voulu « se donner la peine » d’en savoir plus sur ce processus parce qu’ils n’en ont pas vu l’utilité au premier abord ou parce qu’ils n’en ont pas eu le temps.
Déterminer s'ils ont les compétences nécessaires pour manipuler les outils dont ils disposent.
Il est important de réaliser une enquête pour identifier et vérifier le niveau de connaissance de chaque employé sur son travail et sur les outils qu’il utilisera dans celui-ci. Cette enquête doit être spécifique, afin de ne pas perdre de temps à essayer d’obtenir des informations qui ne sont pas pertinentes ou importantes. En plus de ce point, il est essentiel de savoir ce que fait chaque employé de l’équipe et sa performance actuelle. Avec cette information en main, on peut déterminer s’il y a des tâches qui peuvent être assignées à d’autres employés ou éliminer des processus de travail.
Les nouveaux processus peuvent donner aux gens le sentiment de ne pas être sûrs de ce qu’ils font, voire d’être incompétents s’ils ne savent pas comment quelque chose fonctionne ou si leurs méthodes habituelles ne s’appliquent plus. Si une personne n’est pas sûre de ce qu’elle doit faire ou ne se sent pas à l’aise dans l’utilisation d’un nouveau système, elle peut se sentir inadéquate ou incapable.
Déceler s'ils adhèrent à la culture d'entreprise et comprennent les enjeux.
La culture d’entreprise est un vaste sujet, mais elle se résume à ceci : comment les membres de votre entreprise interagissent-ils entre eux et font-ils leur travail ?
La culture d’une organisation est un facteur clé pour déterminer si les nouveaux processus seront acceptés ou rejetés par les employés. Les employés qui n’adhèrent pas à la culture d’entreprise risquent de ne pas comprendre les problèmes auxquels l’entreprise est confrontée et d’avoir du mal à accepter des changements dans leur façon de travailler.
Détermine s’il existe des problèmes culturels qui pourraient avoir un impact sur l’adoption de nouveaux processus par vos employés. Par exemple, si vous mettez en œuvre un processus pour rationaliser votre chaîne d’approvisionnement et que vos employés ne savent pas pourquoi ce changement de processus est nécessaire, il est peu probable qu’ils l’acceptent. Si vous devez mettre en œuvre ce processus en raison d’un manque de liquidités et que vos employés ne comprennent pas comment cela les affecte, ils ne seront pas motivés pour le soutenir.
Évaluer leur motivation à améliorer le système.
L’engagement et la motivation de l’équipe à changer sont le premier obstacle à l’amélioration continue. Sans une équipe motivée, vous ne pouvez pas conduire l’amélioration continue dans votre organisation. Assurez-vous d’évaluer l’engagement et la motivation de chacun des membres de votre équipe, y compris vous-même.
Il faudra déterminer quels sont les objections et les leviers pour motiver vos équipes à améliorer constamment le processus. Il est important que vous évaluiez la motivation et l’engagement de chaque membre de l’équipe vis-à-vis du changement. Cela vous aidera à comprendre quelles attentes vous pouvez fixer pour chaque membre de l’équipe afin de favoriser l’amélioration continue.
Vous pouvez également donner à vos employés le temps d’exprimer leurs craintes et leurs préoccupations concernant le processus de changement. Cela vous aidera à comprendre leurs besoins afin qu’ils se sentent impliqués dans le processus de changement lancé dans votre entreprise.
Cerner leur perception de l'engagement du top management
Si vos employés ne peuvent pas voir clairement l’implication de la direction générale et son appropriation effective du processus de changement par le biais de sa participation à la communication de l’importance de la mise en œuvre des nouveaux processus, les employés perdront confiance dans le processus.
Assurez-vous que les managers sont impliqués tout au long du processus, de l’identification des besoins de l’entreprise à la réalisation des objectifs. Les managers sont souvent très occupés par leurs tâches quotidiennes et oublient qu’en étant présents, actifs et proactifs tout au long de la démarche de mise en place, ils le rendent plus facile pour les employés.
La direction doit également s’assurer qu’elle n’envoie pas de messages contradictoires aux employés en leur demandant de mettre en œuvre de nouveaux processus tout en continuant à faire comme d’habitude. La direction doit être claire sur les comportements qui ne seront pas tolérés et apporter un renforcement positif lorsque les employés prennent des mesures progressives pour mettre en œuvre de nouveaux processus.
En conclusion, l’un des principaux obstacles à tout processus de changement est de faire évoluer les mentalités, les moments de réflexion et les croyances des gens. Les entreprises les plus performantes y parviennent en combinant éducation, motivation, mesure et engagement.
Ces entreprises recrutent les bonnes personnes, en commençant par les dirigeants clés, encouragent la participation par des activités d’éducation et de motivation, mesurent les performances et récompensent les résultats. Ces meilleures pratiques peuvent être appliquées pour améliorer les processus permettant d’atteindre n’importe quel objectif de transformation.
Il est nécessaire d’évaluer l’adoption des processus d’entreprise par les collaborateurs et la meilleure façon de le faire est de recueillir des informations sur les obstacles spécifiques qui peuvent exister. Les tentatives de mise en œuvre de processus devraient se concentrer sur la transparence de ces obstacles et sur leur traitement efficace.
