Lors de mes discussions avec les chefs d’entreprises, et à chaque fois que je pose la question « Avec quel outil gérez-vous ce processus dans votre entreprise ? », la réponse est souvent la même : « Excel ».
Cet outil de bureautique fort utile est omniprésent en entreprise ; il devient couramment un palliatif aux outils de gestion d’entreprise et occupe le vide quand aucun autre outil n’est disponible.
L’utilisation d’Excel est souvent symptomatique d’un certain nombre de maux dont souffre l’entreprise. Ne pas désinstaller aussitôt Excel de votre ordinateur, il a encore une longue vie dans la liste de vos logiciels de bureautique. Mais voici quelques phrases entendues, qui donnent l’indication que l’entreprise fait une utilisation abusive des tableurs.
Symptôme 1. Excel remplace votre outil de gestion commerciale
« Notre logiciel de gestion commerciale est trop rigide alors qu’Excel nous permet plus de flexibilité »
Certains collaborateurs peuvent exprimer certaines frustrations par rapport aux outils de gestion dont dispose l’entreprise, ceci combiné avec un laxisme au niveau de l’obligation de les utiliser, et peu à peu Excel est introduit comme remplaçant. Le danger est que l’entreprise se retrouve sans système d’information, l’historique n’y est plus, les rapports sont erronés et les données ne sont plus fiables.
« Nos données sont sur Excel, mais elles sont fausses, incomplètes et mal structurées »
Le cas le plus courant est que chaque collaborateur prend des largesses avec la structure du fichier et les données saisies varient d’un collaborateur à un autre. Au moment de consolider le tout, l’entreprise se rend compte que sa base de données nécessite plusieurs traitements avant de pouvoir l’exploiter. Le résultat est que les données ne sont pas validées, ni dédupliquées ou consolidées.
« Excel c’est notre base de données, notre éditeur de documents et notre tableau de bord, le tout-en-un. »
Quand un collaborateur doit exécuter trois tâches à la fois, comme saisir les données, réaliser un document commercialet faire un rapport sur le même fichier, il sera tenté toujours de prioriser. Souvent l’urgence prime, on ne peut pas faire attendre par exemple un client qui souhaite un devis, un bon de livraison ou une facture. Dans de telles conditions, les données saisies seront incomplètes et pauvres, car l’urgence de remettre un document passe en premier. En réalité, l’entreprise ne disposera alors ni d’une base de données complète, ni d’un historique des documents commerciaux fiable, et encore moins d’un tableau de bord indicatif de la réalité.
Symptôme 2. Excel tord le cou à vos processus et vos flux de travail
« Parce que l’on change de procédures souvent, Excel nous permet de faire les modifications nécessaires aux flux de travail »
La flexibilité perçue qu’apporte Excel permet aux collaborateurs de prendre quelques libertés avec les structures et formes des fichiers pour les altérer, selon leur perception personnelle, de ce que devra être la procédure. De ce fait, les collaborateurs ne seront plus en phase avec la procédure en vigueur ayant chacun adapté l’outil pour correspondre à sa vision, et l’entreprise se retrouve sans procédures effectives.
« Il y a beaucoup de rétention d’information et de difficultés d’accès aux données dans notre entreprise »
Souvent les fichiers comportent des annotations, commentaires et informations que chaque collaborateur estime être personnel. Du coup, la transmission d’informations se fait de plus en plus difficilement, jusqu’au moment où la rétention d’information plombe l’entreprise. Chaque collaborateur dispose alors d’un jeu de données différentes et qu’il ne partage plus.
« La validation des documents est compliquée et parfois inexistante »
Plus les fichiers deviennent lourds en informations et complexes, plus ils seront difficilement transmis entre les maillons de la chaine. Les flux de travail sont alors brisés au profit d’un cloisonnement des informations par chaque collaborateur. De plus, transmettre des fichiers Excel pour validation n’est pas pratique. L’émetteur du fichier trouve la procédure lourde et le récepteur prendra plus de temps à valider.
L’organisation s’adaptera en court-circuitant cette étape. Plus le volume de validation sera important moins ce sera pratique.
Symptôme 3. Excel devient votre talon d’Achille en termes de sécurité
« Un collaborateur ayant quitté l’entreprise à subtilisé notre base de données client qui était sur Excel»
Plus de 70% des risques de sécurité proviennent de l’intérieur même de l’entreprise, et Excel est leur support de prédilection. C’est le support le plus facile pour transmettre et subtiliser les données. Je ne peux compter le nombre de cas d’entreprises dont les données ont été subtilisées via une clef USB sur un fichier Excel.
« Nous avons découvert que les données étaient faussées intentionnellement »
Un collaborateur malveillant n’aura aucune difficulté à corrompre et détruire les données sur un support de fichier de bureautique. Les cas les plus flagrants de fraude, de tricherie et de dissimulation se font sur des fichiers hors système d’information. Le faible contrôle et le manque de validations rendent l’intégrité des données vulnérable aux actes malveillants.
« Nous avons perdu l’historique commercial à cause d’une mauvaise manipulation»
la probabilité est très élevée, sur un fichier de bureautique, qu’une mauvaise manipulation puisse engendrer une perte de données. Un fichier effacé par erreur, le remplacement d’une copie d’un fichier par une version antérieure, ou simplement une erreur de saisie, sont autant de possibilités pour l’entreprise de se retrouver sans son patrimoine en informations. De plus, les entreprises n’ont souvent aucune politique de sauvegarde pour les fichiers dispersés sur les ordinateurs des collaborateurs, car généralement aucun inventaire de ces fichiers n’est effectué, et certaines entreprises ne découvrent leur existence qu’une fois ces données perdues.
