Il est facile de se sentir débordé(e) au travail. Le stress fait alors partie du quotidien et rend les tâches beaucoup plus longues et moins plaisantes.
Bien s’organiser au bureau permet de limiter ce stress.
1. PERSONNALISEZ VOTRE BUREAU
Restez maitre de votre espace de travail en créant une structure organisationnelle personnalisée. Organisez-vous à l’aide de formes, de couleurs, à une certaine disposition des éléments qui vous entourent, tout cela afin de reconnaitre plus facilement les éléments de travail.
N’oubliez pas cependant de rester organisés, maintenir son bureau en ordre permet d’éviter tout excès de stress, car tout est plus facile à retrouver et à gérer. Aussi, organisez votre bureau virtuel grâce à divers outils afin d’améliorer visibilité, clarté et accessibilité de vos documents.
2. ORGANISEZ VOS INFORMATIONS
Organisez vos mails grâce à des outils de vos boites de réception respectives, hiérarchisez ceux-ci afin de n’omettre aucun mail important et, à l’inverse, de reléguer à un second plan les mails qui n’ont qu’une moindre importance et qui ne nécessitent pas un traitement urgent.
Lisez rapidement vos emails et décidez immédiatement de ce que vous devez en faire : Classez / Supprimez / Agissez selon la nature de l’email. Ne laissez pas votre boite de réception pleine à craquer. Il faut avoir au maximum 100 messages, et uniquement des emails « à traiter ».
3. DECROCHEZ DU TELEPHONE !
La sonnerie de téléphone ne devrait pas interrompre le travail trop fréquemment, car la distraction engendre plusieurs omissions. Pendant les périodes de travail intensif, il est recommandé de laisser le téléphone sur répondeur : en plus de mettre un frein aux sonneries, le répondeur permet de prendre connaissance des messages en douceur. De plus, se faire une fiche de contacts fréquents et la placer à côté de l’appareil permet de gagner du temps.
4. STRATEGIE SIMPLE, FAITES DES LISTES
Créez-vous des listes simples, de tâches concrètes à effectuer et à hiérarchiser (par couleurs, formes…) pour leur donner un ordre d’importance, à traiter dans la semaine/dans les deux jours/dans la journée…
En agissant ainsi, vous créez, dès l’élaboration de ces listes un cap à suivre et vous aurez un esprit plus serein pour aborder ces tâches une à une et ne serez jamais surpris en fin de semaine par un dossier qui n’a pas encore été traité.
5. MAINTENEZ VOTRE AGENDA A JOUR
Avoir un agenda rempli permet d’avoir une vision plus globale des échéances à venir. De la même manière, l’utilisation de couleurs permet de voir rapidement les différents types d’échéances à venir (rendez-vous, appels…) et donc de préparer celles-ci au mieux.
Pensez aussi à définir précisément le temps attribué à chaque tâche et à attribuer une heure de fin de tâche afin de rester concentré sur une seule tâche à la fois.
6. CONCENTREZ-VOUS SUR UNE SEULE TACHE A LA FOIS
Se disperser dans diverses tâches en même temps est source d’oublis et de stress, mieux vaut prendre le temps de mener à bien chaque mission indépendamment. Ici, pensons à utiliser les listes ou l’agenda pour définir précisément en début de journée comment s’organiser.
Pensez aussi à restreindre certaines activités, comme la consultation des mails à 4 ou 5 fois par jour.
7. AUTOMATISEZ
Plusieurs outils sont créés afin de faciliter les petites tâches récurrentes, il ne faut pas hésiter à s’en servir. Utiliser les outils de messagerie afin de se créer une signature ou des messages types permet de gagner beaucoup de temps.
8. UTILISEZ UN TABLEAU D’AFFICHAGE
Un tableau d’affichage récapitulatif des tâches à effectuer peut être bénéfique pour vous, de plus, une fois encore l’utilisation d’un code couleur une meilleure visibilité et ce tableau pourra être facilement modifié.
9. PRENEZ LE TEMPS DE REFLECHIR
Avant de vous lancer dans chacun de vos travaux, prenez le temps de réfléchir à comment la réaliser au mieux, de vous remémorer si vous avez déjà effectué cela et comment vous aviez mené cela à bien.
Faire cette démarche vous permettra de gagner de précieuses minutes par la suite, en optimisant votre travail.
10. PENSEZ A RESPIRER !
Se réserver quelques plages horaires dans la journée de travail pour respirer, faire un break de quelques minutes afin de se ressourcer.
Cela vous permettra une plus grande efficacité dans le travail par la suite.
